MAKALAH ADMINISTRASI PUBLIK

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Administrasi dalam organisasi sejatinya memiliki peranan kunci dalam proses organisasi tersebut, bahkan menjadi parameter kemajuan organisasi itu sendiri. Jika administrasi bisa berjalan dengan baik,maka  sebuah organisasi akan mengalami peningkatan kualitas. Sebaliknya, jika administrasi mengalami masalah, maka organisasi akan mengalami krisis identitas yang harus segera dibenahi.

Padahal administrasi adalah proses yang menyeluruh yang melibatkan semua pihak untuk mewujudkan cita-cita bersama. Dalam ungkapan lain, administrasi merupakan proses integrasi seluruh kekuatan untuk mewujudkan cita-cita bersama.

Oleh sebab itu, penguatan kualitas administrasi dalam organisasi sangat dibutuhkan mengingat tantangan global yang semakin kompleks. Juga masih banyaknya insan pendidkan yang belum memahami unsure-unsur administrasi dalam menjalankan sebuah organisasi.

Selain karena sebab-sebab diatas, Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam kegiatan administrasi. Tanpa adanya unsur-unsur tertentu, administrasi tidak dapat dilaksanakan dengan baik

Hal itulah yang mendasari penulisan makalah unsur-unsur administrasi ini dengan harapan. Dengan hal ini diharapkan menambah pemahaman tentang unsure-unsur administrasi itu sendiri.

B. RUMUSAN MASALAH

1.      Apa unsur Pokok administrasi ?

2.      Apa unsur umum administrasi publik ?

C. TUJUAN PENULISAN

1.      Mampu mengetahui unsur pokok administrasi.

2.      Mampu mengetahui unsure umum administrasi.

BAB II

KAJIAN TEORI

A. ADMINISTRASI

Ada beberapa pandangan tentang apa itu admiinistrasi dikutip dari beberapa pakar administrasi, baik dari luar negeri maupun dari dalam negeri.

Herbert A. Simon mendefenisikan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

Leonard D. White mendefenisikan administrasi sebagai suatu proses yang umum ada pada suatu usaha kelompok-kelompok, baik dalam ukuran kecil maupun besar.

Menurut Sondang P. Siagian admnistrasi diartian sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang teah ditetapkan sebelumnya.

Menurut The Liang Gie, administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan panataaan terhadap pekerrjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu

Menurut Hadart Nawawi administrasi adalah kegiatan atau  rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang teah ditetapkan sebelumnya.

Dari beberapa defenisi diatas, dapat dirumuskan bahwa administrasi adalah pekerjaan terencana yang diakukan oleh sekelomok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif, efisien dan rasional.

B. PUBLIK

Publik pada dasarnya berasal dari bahasa Inggris “public” yang berarti umum, rakyat umum, orang banak dan rakyat. Nampaknya kata “publik” diterjemahkan oleh beberapa kalangan berbeda- beda sebagaimana kepentingan mereka. Berikut beberapa defenisi menurut para ahli

Syafie dkk, ,mengatakan bahwa pubik adalah sejumlah manusia yang memiliki kebersamaan berpikir, perasaan, harapan, sikap dan tindakan yang benar dan baik berdasarkan nilai-nilai norma yang mereka miliki.

H. George Fredrickson, menjelaskan konsep “public” dalam lima perspektIf, yaitu (1) public sebagai kelompok kepentingan, yaitu public dilihat sebagai manifestasi dari interaksi kelompok yang melahirkan kepentingan masyarakat, (2) public sebagai pemilih yang rasional, yaitu masyarakat terdiri atas individu- individu yang berusaha memenuhi kebutuhan dan kepentingan sendiri, (3) public sebagai perwakilan kepentingan masyarakat, yaitu kepentingan public diwakili melalui suara (4) public sebagai konsumen, yaitu konsumen sebenarnya tidak terdiri dari individu-individu yang tidak berhubungan satu sama lain, namun dalam jumlah yang cukup besar mereka menimbulkan tuntutan pelayanan birokrasi. Karena itu posisinya dianggap juga dianggap sebagai public, dan (5) public sebagai warga Negara dalam seluruh proses penyelenggaraan  pemerintahan dipandang sebagai sesuatu yang paling penting.

C. ADMINISTRASI PUBLIK

Menurut Pradjudi Administrasi adalah administrasi dari Negara sebagai organisasi , dan administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat kenegaraan.

Arifin Abdulrahman mendefenisikan administrasi public sebagai ilmu yang mempelajari pelaksanaan dari politik Negara.

Menurut Edward H. Litchfield, administrasi public adalah suatu studi mengenai bagaimana bermacam-macam badan pemerintahan diorganisasikan, diperlengkapi dengan tenaga-tenaganya, dibiayai, digerakan, dan dipimpin.

Menurut Dwight Waldo administrasi adalah manajemen dan organisasi dari manusia-manusia dan peralatannya.

Chandler dan plano dalam Keban (2004: 3), mengatakan bahwa admistrasi adalah proses dimana sumber daya dan personel public diorganisir dan dikoordinasikan untuk memformulasikan, mengimplementasikan, dan mengelola (manage) keputusan-keputusan dalam organisasi public.

BAB III

PEMBAHASAN

A. UNSUR POKOK ADMINISTRASI

Disebut juga dengan unsur mutlak ilmu administrasi. S.P.Siagian membagi atas 4empat unsur pokok dari administrasi, yaitu: 1) Dua orang manusia atau lebih, 2) tujuan, 3) tugas yang hendak dilaksanakan, 4) peralatan dan perlengkapan.

1.      Dua orang manusia atau lebih.

Asumsinya bahwa manusia tidak dapat bekerjama dengan dirinya sendiri tetapi harus memerlukan bantuan dan pertolongan orang lain. Juga manusia memiliki kebutuhan dengan kemampuan untuk memenuhi kebutuhannya dengan serba keterbatasan. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerjasama itu.

Apabila kita berhasrat mengangkat dan memindahkan sebuah benda ke tempat lain, akan tetapi tidak dapat mengerjakannya dengan sendirian, maka tentunya dengan meminta bantuan pada orang lain untuk bersama-sama mengangkatnya dan memindahkannya. Contoh yang sangat sederhana tersebut menunjukkan bahwa kerjasama tidak dapat dilakukan oleh hanya satu orang akan tetapi perlu ada bantuan orang lain.

2.      Tujuan

Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat dipenuhi. Dalam perusahaan yang menentukan tujuan adalah yang punya perusahaan, dalam bidang kenegaraan sesuai asas negara itu, kalau berasaskan monarki absolut, yang menentukan tujuan adalah raja. Kalau berasaskan kedaulatan rakyat, yang menentukan tujuan negara adalah rakyat melalui Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) atau Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) – Indonesia. Tetapi di dalam prakteknya melalui suatu pendelegasian kekuasaan kepada Administrator perusahaan, atau Administrator Negara (Perdana Menteri atau Presiden). Jadi yang menentukan tujuan dalam administrasi adalah Administrator. Tujuan tidak hanya menjadi milik administrator. Orang yang harus mempunyai gambaran yang jelas dan memahami tujuan organisasi bukan hanya administrator saja, melainkan seluruh anggota organisasi yang ada, bahkan pihak luar pun harus mengetahuinya. Oleh karena itu, administrator dalam menentukan tujuan perlu melibatkan para pembantunya dan harus memperkenalkan setiap orang agar mempunyai pemahaman yang sama dan pandangan yang jelas tentang tujuan organisasi yang ia pimpinnya.

3.      Tugas dan pelaksanaannya.

Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerjasama. Tidak demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerjasama bukan merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efisien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Akan tetapi kerjasama pun, misalnya dalam hal dipaksakan proses administrasi dapat terjadi, karena dengan paksaan proses administrasi dapat timbul.

4.      Peralatan dan Perlengkapan.

Ada ungkapan dari Thomas Carlile yang mengatakan manusia dapat berbuat karena alat, tanpa alat ia tidak bisa berbuat apa, dengan alat maka ia dapat berbuat segala apa. Ungkapan ini menunjukkan pentingnya peralatan bagi manusia termasuk dalam proses administrasi. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu proses administrasi tergantung dari berbagai faktor, seperti: 1) jumlah orang yang terlibat dalam proses itu, 2) sifat tujuan yang hendak dicapi, 3) ruang lingkup serta aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan, dan 4) sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan. Barangkali secara “aksiomatis” dapat dikatakan bahwa semakin sedikit jumlah orang yang terlibat, semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai serta semakin sederhana tugas-tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

B. UNSUR UMUM ADMINISTRASI PUBLIK

Unsur secara umum berbeda halnya dengan konsepsi unsur administrasi secara khusus bahwa dalam proses penyelenggaraan administrasi mempunyai unsur-unsur yang merupakan pola perbuatan manusia dalam bidang administrasi tersebu, yakni: manajemen publik, organisasi publik, komunikasi pemeriintahan, informasi pemerintahan, kepegawaian, perbekalan,dan humas pemerintahan.

1.      Manajemen Publik

Manajemen publik sebagai suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Sarjana Oliver Sheldon (1957) mengatakannya sebagai “the process by which the execution of a given purposes is put into operation and supervised” (proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi). Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang sebagian sarjana berbeda klasifikasi. Menurut Henry Fayol, yaitu: Perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian komando (comanding), pengkoordinasian (coordinating), pengawasan (controlling). G.R. Terry dengan akronim POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). The Liang Gie dengan fungsi perencanaan, pengambilan putusan, pembimbingan, pengkoordinasian, pengendalian dan penyempurnaan. Dalam perkembangan manajemen telah muncul berbagai pengetahuan sepertinya: Total quality management (manajemen mutu terpadu), management by objectives (manajemen berdasarkan sasaran), Management Information System (Sistem Informasi Manajemen), Manajemen Stratejik, Manajemen Sumber Daya Manusia dan banyak pengetahuan ekonomi yang memakai istilah manajemen seperti manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen koperasi, dan manajemen akuntansi, bahkan pada lembaga pendidikan di bidang ekonomi terbentuk jurusan/program studi manajemen.

2.      Organisasi Publik

Organisasi public dalam administrasi berperan sebagai wadah atau naungan dari proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi adalah alat saling berhubungan satuan-satuan kerja yang memberikan mereka kepada orang orang yang ditempatkan daam sruktur kewenangan. Jadi dengan demikian pekerjaan dapat di koordinasikan oleh perintah para atasan kepada para bawahan yang menjangkau dari puncak sampai ke dasar dari selurh badan usaha. Jadi, organisasi adalah wadah atau tempat terselenggaranya administrasi, dan juga di dalamnya terjadi berbagai hubungan antar-individu maupun kelompok, baik dalam organisasi itu sendiri maupun keluar.

3.      Komunikasi Pemerintahan

secara konsepsional komunikasi dapat diartikan suatu proses rangkaian penataan, berupa penyampaian warta, berita atau informasi, baik berupa suara lambing ataupun kota warna dari satu orang atau beberapa orang  (pihak pertama) kepada orang (pihak) lain untuk suatu tujuan tertentu.

Komunikasi dapat dilakukan satu arah yang berakibat lebih cepat prosesnya, tetapi kurang efektif.Selain itu juga komunikasi dapat dilakukan dengan dua arah yang berakibat lebih lama temponya, namu cukup efektif hasilnya.Sebagaimana diketahui, komuikasi satu arah dilakukan dalam brieffing yang bersifat kemiliteran, sedangkan komunikasi dua arah dilaksanakan dalam dialog yang lebih demokratis.

Dengan komunitas akan terlibat factor pikiran, perasaan, kehendak dan antusiasme. Karena itu di pergunakan untuk (pengiriman pengetahuan) dan (pengiriman nilai).Dengan komunikasi terlati kita dapat menguasai pikiran orang lain (hipnotisme), bahkan dalam peperangan tidak jarang diekspos berita-berita palsu untuk menakuti lawan.

Akan halnya komunikasi dalam politik pemerintahan,merupakan penyampaian pesan yang berkanaan degan fungsi suatu system politik pemerintahan. Sebagai contoh himbauan pemerintah kepada masyarakat agar mengabdikan diri, berpartisipasi, atau sebaliknya, pengartikulasian dan pengagregasian kepentingan masyarakat lewat partai dan parlemen.Selain itu media masa juga memiliki arti penting dalam komunikasi politik pemerintahan.

Jadi, dalam komunikasi diperlukan kesamaan makna terhadap maksud yang hendak di sampaikan.Komunikasi sangat diperlukan dalam perencanaan, agar kawan sepekerjaan mengerti arah yang hendak dicapai.Begitu juga dalam pengaturan dan pengawasan, agar bawahan yang dipimpin tidak melanggar ketentuan.Dengan begitu komunukasi membuat para pemimpin dapat melimpakan sebagai tugas, wewenang dan kesepakatannya kepada orang-orang yang dianggap pantas.

Yang dimaksud degan komunikasi pemerintahan adalah komunikasi public, karena ada kemungkinan masyarakat banayk ingin menyampaikan keluhannya kepada para administrator public yang harus melayani, mengartikulasikan, dan megagregasikan kepentingan public tersebut.Tetapi dapat pula berasal dari birokrat agar beberapa peraturan dan ketentuan dipahami serta dilaksanakan rakyat banyak.

Ada kalanya terjadi kesalapahaman karena gangguan komunikasi itu sendiri yang berakibat timbulnya keresahan antar-ras golongan, agana, dan sub-kesukaan. Misalnya, tentang masalah peribadatan, pertahanan, toleransi, dan lain-lain. Karena itu diperlukan komunikasi yang dilakukan setepat-tepatnya sehingga mempunyai arti penting bagi terlaksananya kerja sama dan koordinasi yang mapan, efektif, tidak rancu (terjaga reliabilitas dan validitasnya), melalui dialog-dialog yang produktif.

4.      Informasi Pemerintahan.

Dalam pengetahuan ilmu pengetahuan yang makin canggih kita memasuki era globalisasi.Mulai dari globalisasi komunikasi sampai pada globalisasi kekuasaan, bahkan globalisasi mode sekalipun. Desah nafas kegentaran presiden AS di negerimya bias terlibat dalam sekejap oleh orang awam di pedalaman Irian Jaya hanya dengan menonton pesawat televise. Dalam waktu beberapa detik bermiliar uang bias pindah dari suatu Negara ke Negara lain dengan bantuan mesin facsimile, yang mengirimkan surat kuasa jarak jauh.

Jadi tidak menutup kemungkinan dalam era globalisasi yang segalanya serba membumi itu, terjadi imperialism komunikasi.Mereka yang menguasai jaringan komunikasi serta merta diekspos menjadi serba benar dalam perilakunya.Keslahan dimodifikasi menjadi kewajaran.

Selain dari apa yang disampaikan diatas, rasa meingintahuan manusia membuat orang yang memiliki informasi banyak dikunjungi berbagi pihak. Bahkan ada kebiasaan bahwa dalam prose ajar mengajar ilmu harus didatangi, sehingga guru harus dicari bukan mencari, karena akan beresiko pelecehan pada ilmu itu sendiri.

Pemerintah disuatu daera terpencil senangtiasa dijadikan tempat bertanya, terlebih dalam timbulnya silang pendapat yang memerlukan pemecahan. Itulah sebabnya keingina untuk mencundangi pemimpin di pemerintahan di wilaya yang masih tradisional relative kecil disbanding wilaya yang yag mengaku berpikiran moderat.

Pada kantor-kantor, baik pemerintah atau swasta, bagi yang menagani masalah  berkenaan dengan informasi diberi istilah bagian publikasi dan dokumentasi. Informasi bagian perekaman peristiwa  dapar diberikan setelah kita memiliki dokumemntasinya baik berupa rekaman kaset, video, catatan tulisa, foto, berbagi barang peninggalan dan lain-lain. Setelah itu baru dipublikasikan sepanjang diperlukan.

Jdi, informasi tetap dipakai prose penghimpunan, pengumpulan, pencatatan, perekaman, pemotretan, pengolahan, penggadaan, pendistribuan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, pengarsipan, pendokumentasian, penyusutan, pemusnaan, pengeksposan dan penyebarluaskan, bahkan pemutarbalikan fakta bagi mereka yang tidak beretika.

Informasi merupakan tafsiran atas data, sehingga mempunyai makna karena sudah diproses. Informasi yang baik adalah karena masuknya nilai dan norma kedalam informasi tersebut. Haya saja informasi yang diperlukan oleh seseorang belum tentu perlu bagi orang yang lain karena dapat menjadi tidak baik bagi dirinya atau kelompok. Informasi medis tentang diagnosis seseorang belum tentu baik bila disampaikan kepada si pasien penderita, kendatipen maut akan menjelang yang bersangkutan.

Bagi Gordon B. Davis dan Margaretha H. Olson, informasi umum diinformasiakan sebagai data yang berguna bagi si penerima. Jadi demikian intimidasi dan pemerintah kepada masyarakat seperti pedagang kaki lima, asongan, tukang becak, gelandangan (tuna wisna) tentang isu pengusiran yang tidak manusiawi, menurut pakar ini bukanlah informasi yang baik.

Informasi yang benar (valid dan shahih) dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam mengurangi ketidakpastian serta mengantisipasi kendala yang akan diperkirakan terjadi. Jadi informasi bukan sekedar data mentah yang lalu asal disampaikan apa adanya. Tetapi harus sudah diproses, diolah, dan disaring mana yang baik, benar dan perlu dismpaikan kepada pihak tertentu.Sebagai abdi masyarakat maka para administrator public hendaknya menjadi pencari dan sumber informasi bagi masyarakatnya.

5.      Kepegawaian

Administrasi kepegawaian dapat diartikan bermacam-macam antara lain adalah sebagai berikut :

Sebagai suatu seni untuk memillih pegawai baru dan memperkerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dperoleh atau dicapai hasil dan pelayanan sebesar-besarnya, baik mengenai  ;mutu maupun  maupun jumlah dari tenaga kerja tersebut.

Sebagaii suatu aturan twntang cara mengoordinasikan dan memperlakukan orang-orang yang bekerja, sedemikian rupa, sehingga mereka masing-masing akan memperoleh hasil yang  sebesar-besarnya sari kemampuannya. Jadi memperoleh hasil yang sebessar-besarnya dari kemampuannya. Jadi memperoleh efisiensi yang maksimal untuk dirinya sendiri dan untuk kelompoknya, di samping juga untuk perusahaan dimana merka merupakan bagian dalam menentukan kemajuan dan hasil-hasil yang optimal.

Sebagai suatu seni untuk memperoleh, mengembangkan, dan memelihara tenaga kerja yang cakap sedemikian rupa, sehingga fungsi-fungsi dan tujuan-tujuan organisasi dapat dilaksanakan dengan efisien dan penghematan yang sebesar-besarnya.

Selain itu, secara singkat administrasi kepegawaian juga dapat didefenisikan sebagai berikut.

a.       Keseluruhan urusan yang berhubungan dengan sumber daya menusia dalam organisasi.

b.      Segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pembrhentiannya.

c.       Segenep aktivitas yang berhubungan dengan masalah pengggunaan tenaga kerja dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

d.      Administrasi kepegawaian adalah administrasi yang berhubungan dengan segala persoalan pegawai

e.       Administrasi kepegawaian adalah aktifitas-aktifitas mengikuti perkembangan-perkembangan organisasi dan menyesuaikan tenaga kerja organisasi itu kepadanya. Secara seimbang.

Ilmu administrasi kepegawaian adalah yang metode, objek, teori  sistematikanya berkenaan dengan apa yang telah  disampaikan diatas di atas, karena point-point tersebut dapat dipelajari dan diajarkan. Karena itu pada gilirannya akan menjadi disipin tersendiri karena dibutuhkan.

Suatu moto yang paling tepat  untuk administrasi kepegawaian adalah menampatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat atau dikenal dengan istilah “ the right man in the right place”. Dengan begitu seseorang akan ditempatkan sesuai porsinya, apalagi mereka yang dididik khusus untuk bidang tertentu seperti :

a.       Penempatan dokter sebagai kepala rumah sakit.

b.      Penempatan insinyur pada jabatan teknis.

c.       Penempatan abri pada jabatan keamanan.

d.      Penempatan lulusan STPDN/IIP sebagai camat.

Tetapi ada kalanya yang berlaku di suatu Negara atau daerah adalah sebaliknya, yang menduduki suatu jabatan bukanlah orang yang mampu. Penempatannya pada suatu jabatan karena pengaruh preasure groups atau spoil system, yaitu pengisian jabatan-jabatan tertentu (formasi) dengan anggota keluarga sendiri dari pejabat yang berwenang mengangkat. Ikatan seperti itu bila ada dalam suatu organisasi, semakin lama semakin sulit diterobos orang lain agar orang lain ikut memegang peranan , sehingga muncul ikatan primordial yang nepotisme.

Jadi dalam rangka pengisian jabatan tertentu, kita harus mampu menarik pegawai (baik yang lama sudah berada di organisasi maupun yang baru akan dicari dari luar organisasi), menempatkan pegawai (pada posisi yang tepat sesuai kemauan, praoporsi dan keahlian yang bersangkutan) serta menetapkan jumlah (jenis kebutuhan, kemampuan penggajian dan keberdayagunaan pegawai tersebut).

Karena itu yang paling diperhatikan dalam kepegawaian adalah hal-hal sebagai berikut :

a.         Pengadaan pegawai

Para administrator public tradisional (primordial) masih berusaha mengangkat familinya (nepotisme) karena belas kasih atau karena mempertahankan kekuasaan dikemudian hari sebagai pewarisan.

b.         Pengembangan pegawai

Para administrator public menyekolahkan pegawai yang belum mendapa kedudukan agar tidak menuntut keberadaan posisinya.

c.         Penilaian pegawai

Para administrator public hendaknya dalam menilai bawahan bukan mencari kesalahan, tetapi menanggulangi kendala, sekaligus memberi penghagaan kepada yang berprestasi dan sanksi tegas bagi pelanggaran.

d.        Pemensiunan pegawai

Para administrator public  masih sering dengan ketidaktegaan dan penghormatannya kepada yag dituakan, mempertahankan masa pensiunan seseorang bahkan menaikan pangkatnya sebagai modifikasi prestasi.

6.      Perbekalan

Cabang ilmu administrasi perbekalan mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dengan begitu beberapa pokok administrasi perbekalan yang dipersoalkan antara lain adalah :

a.    Penentuan kebutuhan perbekalan kerja.

b.    Pembakuan dan perincian benda perbekalan.

c.    Proses pembelian barang, terdiri dari :

1)   Proses penawaran barang.

2)   Proses perundingan barang.

3)   Proses pembuatan kontrak barang.

4)   Proses pembayaran barang.

d.   Prosedur pemakaian barang.

e.    Pencatatan dan pengurusan barang perbekalan.

f.     Perawatan, pemeliharaan, dan penyimpanan barang.

g.    Penyingkiran barang yang tidak diperlukan.

h.    Pengurusan dan pemeliharaan gedung.

i.      Pengurusan pengangkutan dan kendaraan.

j.      Penyusunan tata ruang kantor.

Diantara pokok tersebut diatas, teklah terhimpun kelompok- kelmpok pengetahuan yang cukup luas, diantaranya administrasi harta benda yang tidak hanya mengurusi barang-barang tetapi sampai pada tejadinya korupsi dan kolusi antara pejabat dan pengusaha. Begitu juga administrasi tata ruang kantor (perkantoran) tidak hanya mengurusi meja dan kursi, tetapi juga mengurusi factor lain yang mempengaruhi ruang kerja seperti cahaya, warna, udara, dan suara.

Jadi perbekalan yang mengelola pengadaan barang ini dalam suatu kantor memamng sangat penting, karena proses produksinya tidak akan berjalan lancer apabila bahan-bahan yang diperlukan tidak tersedia  dan peralatan tidak ada atau rusak, atau belum siap pakai, yaitu pada saat dan selama kegiatan untuk menghasilkan sesuatu berlangsung. Untuk itu sebelum instruksi melaksanakan pekerjaan diberikan, perlu dipersiapkan semua bahan yang diperlukan. Bahan baku harus tersedia dalam jumlah yang cukup dan mutu yang terplilih.

Begitu pentingnya bagian pengadaan perbekalan ini sehingga pada suatu kantor (organisasi) pembiayaannya dipersiapkan khusus. Hal ini yang membuat munculnya kemungkinan untuk terjadinya korupsi dan kolusi misalnya :

a.    Apabila bagian keuangan dan bagian perbekalan, bekerja sama atau dikepalai oleh satu orang, maka dapat terjadi manipulasi fakta melalui faktur dan kuitansi pembayaran, tentang harga, biaya, dan honor yang sebenarnya.

b.    Apabila bagian kepala yang peosisinya menentukan sering menerima komisi, pemberian, parcel, hadiah, dan sejenisnya dari pengusaha, pada giliran berikutnya sang pengusaha dapat menekan memenangkan tender jual beli dan penyetoran barang yang tidak diinginka mutunnya.

7.      Humas Pemerintah

Hampir di semua organisasi dibentuk bagian Humas atau singkatan dari hubungan masyarakat yang merupakan unsur  Administrasi pulik yang bertujuan untuk mernciptakan jasa baik organisasi public dalam menyamikan informasi kepada khalayak ramai diminta atau tidak diminta, tentang berbagai kegiatan yang sudah, maupun yang akan dikerjakan.

Pejabat Humas adalah seorang yang mewakili organisasinya, yang bertugas untuk mengabdi kepada kepentingan umum, memelihara komunikasi dan menekankan pada moral dan sikap yang baik, sehingga dengan demikian yang bersangkutan menjadi sumber, saluran, corongan dan terompet organisasi public.Dari informasi yangb baik inilah diharapkan terperihara citra yang baik dari organisasi public yang diwakilinya.

Di Indonesia, organisasi sipil dan militer,departemen dan non-departemen , pemerintah dan swasta, memiliki humas. Secara nasional dibentuk departemen penerangan, dipimpin seorang mentri dengan pembagian unit kerja yaitu pembagian radio, televise, dan film, pembinaan presss dan grafika, serta penerangan umum. Sebagai penjabaran di provinsi, kabupaten, dan kecamatan, dibentuk kantor wilayah, kantor departemen kabupaten, dan juru penerang.

Sebagai terompet pemerintah, Humas pemda harus dapat mengantisipasi harus terjadinya SARA ( Suku, Agama, Ras Antargolongan). Tetapi bukan memanipulasi fakta. Di Negara kesatuan Republic Indonesia yang terdiri dariberaneka ragam suku bangsa, agama, budaya, kedaerahan ( ras, pulau, adat kebiasaan, golongan) sangat memungkinkan timbulnya keresahan persitegangan, namun untuk solusinya bukan berarti pengebirian demokrasi.

Sebagai contoh, sewaktu suatu pemda menginginkan kepala daerah yang berbeda dengan keinginan pemerintah pusat, sehingga pemilihan kapala daerah yang sudah diatur pemerintah pusat berubah pada hari pelaksanaannya,para wartawan (salah kaprah) pemberitakan akan terjadinya separatisme tahun lima puluhan.

Karena itu agar tidak terjadi perbadaan pendapat antara pusat dan daerah, DPRD biasanya melakukan negosiasi sebelum tunggal pelaksanaan pemilihan kepala daerah, hal ini memang tidak sepantasnya terjadi karena perbuata perpolitikan daerah pun menjadi teaterisme.Namun lebih tidak pantas lagi apabila diekspos secara awam kepada public.Itulah sebabnya profesionalisme di bidang kehumasan sangat diperlukan pada setiap pemda baik tingkat I maupun II.

Selanjutnya dengan pengertian sebagaimana yang diharapkan, masyarakat akan memberikan perhatian, kerja sama, dan bahkan tanggapan positif sesuai dengan maksud dan missi atau organisasi disampaikan. Dengan begitu Humas pemda merupakan perwujudan sebagian dari komunikasi keluar yang menjadi unsur primer organisasi.

Dengan demikian Humas pemda dapat di artikan sebagai rangkaian kegiatan menyampaikan informasi untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara pemda setempat sebagai organisasi public resmi dengan masyarakat serta berbagai unit kerja baik instansi vertical maupun dinas otoom sendiri, agar mendapat dukungan dan tanggapan positif, sebagai usaha pelayanan informasi publikas, dokumentasi dalam pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan.

BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN

Dari pembahasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa unsur pokok administrasi atau unsure mutlak administrasi terdiri atas : 1) Dua orang manusia atau lebih, 2) tujuan, 3) tugas yang hendak dilaksanakan, 4) peralatan dan perlengkapan.

Sedangkan Unsur secara umum berbeda halnya dengan konsepsi unsur administrasi secara khusus bahwa dalam proses penyelenggaraan administrasi mempunyai unsur-unsur yang merupakan pola perbuatan manusia dalam bidang administrasi tersebu, yakni: manajemen publik, organisasi publik, komunikasi pemeriintahan, informasi pemerintahan, kepegawaian, perbekalan,dan humas pemerintahan.